Voici un guide sur comment faire une fiche de poste: présenter correctement aux candidats les différentes attentes de l’entreprise pour chaque poste est essentiel dans le processus de recrutement.
Une fois que vous aurez compris leurs attentes, vous obtiendrez une image claire du candidat idéal pour le poste que vous cherchez à déléguer.
Même le candidat aura une idée de s’il est apte ou non à ce poste.
Pour faire une description de poste claire, vous devez comprendre qu’il existe deux situations de recrutement:
Lorsque vous embauchez pour un tout nouvel emploi ou dans un emploi existant pour remplacer un employé.
1-Lorsque le poste est tout nouveau, vous devez définir les spécifications de votre bon candidat. Dans votre fiche de poste, assurez-vous de décrire en détail les responsabilités, l’expérience et les qualifications du poste pour faciliter le processus d’embauche.
2-Lorsque le poste est un poste qui existe et que vous souhaitez uniquement changer de personne , c’est le meilleur moment pour peaufiner votre fiche de poste existante en apportant des modifications si nécessaire.
Comme les responsabilités et les tâches d’un poste changent avec le temps, assurez-vous que la description soit conforme aux exigences et aux tâches du poste.
L’importance de faire une fiche de poste comprend:
- Agit comme outil de gestion de la performance .
- Forme la base du contrat de travail.
- Décris en détails les compétences et aptitudes requises pour une performance exceptionnelle dans le poste.
- Définit la position du poste dans la hiérarchie de l’entreprise.
Pour faire une bonne fiche de poste, gardez ces étapes à l’esprit:
#1. Mentionner le Titre du Poste sur La fiche de Poste
Le titre du poste est l’élément le plus important quand il s’agit de faire une fiche de poste.
Pour être efficace , le titre du poste doit être spécifique, pour décrire précisément le rôle du poste. Votre titre de poste doit être concis et ne doit en aucun cas inclure de jargon interne, pour éviter de confondre le demandeur d’emploi.
Votre titre doit être :
- Explicite, pour faciliter le processus de recrutement. Si vous recrutez en ligne, le titre doit être votre mot-clé.
- Libre des implications liées à l’âge et au sexe.
- Générique pour permettre une comparaison avec des emplois similaires dans l’industrie
- Spécifique sur la nature du travail et des tâches.
#2. Mentionner un Résumé du Poste sur sa Fiche de Poste
Après avoir trouvé un bon titre de poste, ouvrez votre description de poste avec un résumé accrocheur.
Le résumé de votre fiche de poste doit donner aux candidats un aperçu des attentes du poste et de l’entreprise dans son ensemble.
Le résumé du poste sert d’introduction à votre entreprise.
Veillez donc à inclure les détails qui rendent l’entreprise exceptionnelle, comme un résumé des raisons pour lesquelles on travaillerait pour l’entreprise.
N’oubliez pas également d’inclure l’emplacement de la société dans votre résumé.
#3. Inclure les Tâches et les Responsabilités dans la Fiche de Poste
Ici nous parlons de la liste des principales tâches et responsabilités associées au poste, ainsi que l’heure prévue de la livraison ou heure de travail.
Cependant, les tâches et les responsabilités doivent être claires mais détaillées. Les responsabilités qui sont uniques dans l’organisation doivent être soulignées avec des détails, pour que les candidats aient toutes les qualifications.
Pour aider les candidats à comprendre l’environnement de travail dans lequel il sera et les activités qu’il devra entreprendre, assurez-vous de bien mettre en évidence toutes les activités du poste. Les candidats pourront se juger eux-même, s’ils sont aptes et vous n’obtiendrez que les meilleurs profils.
Il est important que vous aidiez les candidats à visualiser une journée de travail typique.
Divisez les responsabilités en tâches courtes et claires.
Par exemple, si vous cherchez pour un responsable du marketing numérique; au lieu d’utiliser une description vague, décrivez les responsabilités spécifiques:
- Gérer tous les canaux de marketing numérique (site Web, blogs, e-mails et médias sociaux) pour assurer la cohérence de la marque
- Mesurer le ROI et les KPI
- Surveiller les comptes des médias sociaux
#4. Clarifier les Compétences et Qualifications sur la Fiche de Poste
Comme les compétences et les qualifications sont différentes, vous devez les énumérer séparément.
Les qualifications sont des attributs que le candidat doit avoir et utiliser dans le poste, tandis que les compétences sont des activités à réaliser en fonction des compétences du candidat.
Parmi les compétences à inclure dans la description de poste figurent l’expérience professionnelle, le niveau de scolarité et les certifications qu’il faut pour le poste.
D’autre part, les qualifications à inclure sont les traits de personnalité , la capacité à résoudre des problèmes,le travail d’équipe, le leadership; communication et autres qualifications que vous souhaitez inclure.
Étant donné que les compétences peuvent être acquises par la formation et l’apprentissage; la plupart des emplois tiennent compte des qualifications comportementales des personnes qui postulent, car elles peuvent être dupliquées.
#5. Parler des Relations dans la Fiche de Poste
Votre fiche de poste doit inclure les relations de travail et les liens hiérarchiques en indiquant la position du poste convoité dans la hiérarchie de l’entreprise.
Pour donner au candidat une structure claire de l’organisation et où se situe le poste qu’il/elle va occuper; vous devez préciser qui relève des candidats et où ils font également rapport.
La relation de travail montre les différentes équipes et unités avec lesquelles le candidat travaillera et les personnes occupant ces postes.
Bien évidemment, cela est généralement fait pour les fiches de poste au-dessus des niveaux exécutifs.
#6. Clarifier le Salaire dans la Fiche de Poste
Au lieu d’attribuer un salaire spécifique au poste, faites votre fiche de poste de manière à avoir une échelle salariale qui n’est pas seulement compétitive par rapport à des postes similaires dans différentes entreprises; mais plutôt qui laisse la place à des variations d’expérience et de niveau d’éducation.
Néanmoins, n’oubliez pas que vous devez remettre à jour très régulièrement l’échelle salariale en fonction du temps et de l’évolution des échelles salariales.
#7. Vendre le Travail à Travers la Fiche de Poste
Les candidats ont besoin de raisons impérieuses pour quitter leur lieu de travail actuel ou de choisir votre société aux autres.
Décrivez donc les avantages de l’emploi et expliquez comment ce rôle contribue à la croissance de l’entreprise.
Votre offre d’emploi est votre chance d’offrir aux candidats un aperçu de votre culture d’entreprise. Pensez à inclure des liens vers des témoignages et avis de vos employés.
Les erreurs à Éviter dans la Fiche de Poste
La discrimination
Si vous souhaitez construire un lieu de travail diversifié, une clause de non – responsabilité sur l’égalité des chances est un bon point de départ; mais même une partialité inconsciente dans votre langage de description de poste vous coûtera.
Demander un Marketing Manager avec 15 ans d’expérience élimine directement les plus jeunes, qui potentiellement sont talentueux.
En demander trop
À moins que vous ne souhaitiez embaucher un ancien professionnel; les exigences et conditions irréalistes sont rebutantes et vous n’aurez pas besoin de les inclure.
Clarifiez uniquement ce qui est requis et ce qui peut être appris sur le tas et n’inclure que les compétences indispensables dans votre fiche de poste.
Si vous avez déjà en tête une personne qui pourrait convenir à votre rôle; contactez directement la personne avec un e-mail personnalisé .
Négativité
Énumérez les exigences du poste sur un ton clair mais positif sans paraître rabat-joie; même si vous souhaitez éliminer les candidats adaptés au poste.
Diriger avec une déclaration comme ‘’les candidats avec moins de 15 ans d’expérience ne seront pas pris en considération.’’; est une façon peu sympathique de présenter votre travail; et a une mauvaise image sur la façon dont tous les candidats verront votre société..
Au lieu de cela, soyez courtois et considérez un langage de fiche de poste comme: ‘’ Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste de niveau supérieur, une expérience éprouvée dans le secteur X est donc prise en compte.’’
Oublier la structure
Une bonne fiche de poste est à la fois claire et attrayante. Les demandeurs d’emploi peuvent rechercher des postes ouverts sur leur téléphone, alors rendez vos annonces faciles à lire.
Les listes à puces sont plus faciles à lire que les blocs d’écriture. En outre, des rubriques bien structurées aident à séparer les tâches des exigences et les compétences indispensables des compétences intéressantes.
Être mystérieux
Vous voulez intriguer des candidats potentiels avec vos offres d’emploi; mais évitez de paraître mystérieux au risque de les faire fuir.
Le titre du poste et les tâches doivent préciser ce que vous attendez exactement de votre futur employé.
Soyez franc sur les exigences non négociables, comme les certifications nécessaires, le permis de conduire et les horaires de travail. De cette façon, vous éviterez d’éventuels cas de rupture de contrat plus tard dans votre processus de recrutement.
Pour conclure
Vous devriez élaborer un plan d’entretien basé sur une fiche de poste mise à jour ou nouvelle qui présente toutes les qualités que vous recherchez des candidats.
Pour trouver la meilleure manière de faire une fiche de poste et pour faciliter le processus de recrutement; vous devriez demander conseil à vos gestionnaires et managers.
De plus, faire une fiche de poste est la meilleure référence lorsque des problèmes de discipline et de conflit surviennent. C’est un outil pour mesurer la performance des candidats.
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