A tous les niveaux de la vie, tout le monde cherche à gagner en efficacité et à mieux s’organiser pour réussir au mieux dans sa vie tant professionnelle que personnelle.
Le problème est qu’aujourd’hui le monde évolue à grande vitesse et il est submergé de nouvelles informations sans cesse.
Dans ce contexte, les distractions sont multiples et il est de plus en plus difficile de ne pas céder à la tentation.
David Allen, consultant américain reconnu comme l’un des penseurs les plus influents dans le domaine de la productivité et de l’autogestion a consacré une partie de sa vie à concevoir une méthode pour s’organiser et qui aujourd’hui révolutionne le quotidien de beaucoup d’entrepreneurs.
Dans son livre ‘’ s’organiser pour réussir’’, il aborde une approche qui permet de planifier les projets.
Un dîner entre amis, une réunion business, un événement international, peu importe la nature de votre projet, la méthode GTD (Getting Things Done) permet de mettre en place n’importe quel objectif clair tout en traçant les actions à mettre en place pour atteindre l’objectif final.
Pourquoi la Méthode GTD ?
En termes de gestion de temps, la méthode GTD a ses fans comme ses détracteurs.
Dans un premier temps, la méthode GTD peut sembler laborieuse, seulement, elle dure relativement longtemps mais elle reste un très bon outil qui permet de s’organiser pour réussir à gagner du temps et être plus productif.
Ensuite, l’avantage incontestable de la méthode de David Allen est sans aucun doute la simplicité de sa mise en œuvre et son accessibilité à tous.
Si certains optent pour des logiciels payants, il est tout à fait possible de se contenter d’une page Excel ou de l’agenda de Google.
Enfin, durant les 3 derniers chapitres de son livre ‘’s’organiser pour réussir ‘’, Allen nous fait part de ses conclusions sur la focalisation, la concentration et l’action.
Il nous souligne comment les gens les plus intelligents et astucieux sont également ceux qui tergiversent le plus et terminent par se perdre dans l’inaction et la panique.
Quelles Sont les Limites de la GTD ?
La difficulté principale de la méthode du livre ‘’s’organiser pour réussir ‘’ est de s’y tenir.
A force d’être submergés par des tâches urgentes du quotidien, beaucoup de personnes sont de moins en moins aptes à tenir les énoncés du schéma d’organisation proposé par David Allen.
Résultat des choses ? Elles finissent par abandonner.
#1. Gérer ses Engagements Internes
La plus grande part de stress que vous rencontrez provient de la mauvaise gestion de vos engagements.
Avant d’accepter un engagement, réfléchissez à deux fois.
Toutes les questions étrangères à votre situation au moment T sont des questions non résolues et qui accaparent votre attention.
#2. Externaliser le Stockage de ses Engagements
Pour gérer vos engagements, il faut les stocker dans un système externe et non pas dans votre cerveau.
« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. » — David Allen
Votre cerveau sert à prendre des décisions et non à faire l’agenda.
Ensuite, il faudra clarifier la manière avec laquelle vous allez tenir ces engagements.
Une fois vos décisions prises, il faudra les consigner et les organiser et faire des rappels réguliers des actions que vous devez mettre en place dans un système que vous verrez régulièrement.
#3. Gérer les Actions
Le manque de temps est rarement la cause du retard de l’avancement d’un projet.
Vos projets s’enlisent parce que vous n’avez pas défini leur déroulement. Il est certes compliqué de gérer des actions. Seulement, une fois que vous aurez défini les points cités plus haut, les actions apparaîtront d’elles même jusqu’à se mettre en place sur un plan précis.
#4. Décider et Agir
Si une question vous occupe l’esprit trop longtemps, c’est que vous ne faites pas grand-chose pour la régler.
Il n’y a aucune raison de penser deux fois à la même chose sauf si vous tenez vraiment à le faire.
Avant d’émettre un jugement sur une idée si elle est bonne ou non, il faut avoir clarifié la raison d’être du projet et défini la vision longue terme que vous en avez.
Vous devez également dégager les idées qui s’y rapportent et analyser vos données.
Il est toujours extrêmement bénéfique de se demander pourquoi vous faites les choses.
#5. Votre Pourquoi
Votre pourquoi est l’élément qui définit le succès, dicte la prise de décision et l’utilisation des ressources et il est l’élément qui vous motive même dans les tâches les plus ennuyantes.
Il clarifie votre vision d’ensemble et vous élargit les options.
Gardez en tête que connaître son pourquoi c’est également s’épargner beaucoup de travail inutile.
#6. Centraliser le Contrôle
Toute personne doit disposer d’un centre de contrôle à partir duquel elle pourra gérer ses affaires.
En fonction de votre activité, trouvez des outils dans lesquels vous pourrez rassembler en un seul endroit toutes les informations dont vous avez besoin et ainsi pouvoir garder la main dessus.
#7. Classer Vite
Le système d’archives doit impérativement pouvoir classer un document en moins de 60 secondes, autrement, il ne les classe pas et il traîne.
De plus, tous les documents qui doivent être archivés doivent également être conservés à l’extérieur de l’espace de travail.
Gardez toujours vos dossiers épurés et faites le tri au moins une fois par an.
#8. Repérer et Collecter
Faites un repérage et une collecte de tout ce qui n’est pas à sa place définitive.
Ensuite, datez tous les documents à partir du moment où vous les avez reçu au moment de chaque mise à jour si besoin.
Mettez également à la poubelle tout ce qui n’a plus lieu d’exister chez vous.
Ces tâches s’appliquent autant sur votre vie privée, travail etc.
#9. Vider sa Boîte d’Entrée et Prévoir son Système
Première action à mettre en place est de venir trier les premiers éléments au-dessus de la pile. Ensuite, traitez chaque élément et décidez au fur et à mesure de l’action à exécuter pour chacun.
Tant que vous laisserez les choses s’accumuler, vous ruminez vos projets au lieu de les clore.
Si la première action vous ai compliqué à effectuer, il vous faudra peut-être plus d’informations sur le dossier en question. Dans ce cas, laissez de côté et vous trouverez son complément plus tard.
Deuxième action à mettre en place: revoir votre système.
Pour pouvoir maîtriser le flux de votre travail, revoyez continuellement votre système pour être certain qu’il soit à jour.
Votre objectif est de savoir à n’importe quel moment que vous faites ce que vous êtes censé faire. Cette action a encore pour objectif de vider votre cerveau des choses qu’il n’est pas censé faire.
Comment revoir son système ?
Pour revoir votre système, vous devez regrouper tous les papiers éparpillés, traiter les notes, jeter un coup d’œil aux anciennes données.
La mission ? vider votre esprit et revoir les listes d’actions.
Cette tâche est à faire chaque semaine. David Allen, dans son livre ‘’ s’organiser pour réussir’’ conseille de terminer la semaine par cela afin de partir en weekend l’esprit libre et dégagé.
En ce qui concerne les revues les plus longues et qui demandent plus de stratégie, laissez-les à Lundi, vous pourrez y réfléchir plus facilement avec un esprit reposé.
#10. Dans l’Ordre
Décidez de faire une action uniquement selon le contexte, votre disponibilité et votre niveau d’énergie (respectez cet ordre).
Les actions brèves sont à laisser aux moments de vides et aux temps morts.
Si vous travaillez à être toujours au clair sur les tâches qui demandent très peu d’énergies et de créativité, que vous pourrez attaquer pendant les coups de fatigue.
Pour Conclure
En plus de toutes ces étapes, vous aurez besoin de classer tous les éléments récoltés en fonction d’autres critères qui vous sont personnels.
Ces critères peuvent s’avérer sous forme de hobbies, famille, amis, travail etc…
Il est donc important que vous puissiez les personnaliser en fonction de votre vie.
N’hésitez donc pas à être créatifs dans votre personnalisation de votre classement de vos idées, actions et documents.
Vous pouvez utiliser Evernote et ajouter des catégories sans aucune limite.
C’était donc les 10 conseils de David Allen pour s’organiser pour réussir dans son quotidien. Dites-moi en commentaire quelles sont les autres actions que vous mettez en place !
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